PDF 轉檔後，建議你將檔案打開稍微檢查一下，因為除非你的 PDF 檔案格式非常單純，否則幾乎鮮少有檔案轉出來是完全正確完美的。我個人認為，套句股票常用的術語，檢查這件事是「短空長多」。意思是檢查和整理短期內需要花時間，但長期來說可讓翻譯體驗大幅提升，而且反而可以節省時間。
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1. 打開段落標記：確定換行正確
打開從 PDF 轉成 Word 的檔案，我會做的第一件事是打開「段落標記」，方便我判斷換行是否正確。
以下圖來說，打開段落標記就會看到轉出來的檔案，有些不應該換行的地方卻換行，而這種換行錯誤的問題必須修正，否則進了翻譯輔助軟體之後，就會看到好好的段落被腰斬得亂七八糟。
打開 Word 段落標記功能：檔案→選項→顯示→段落標記→勾選段落標記（操作影片）。
以上圖的例子來說，由於整份 PDF 文件轉檔出來後，出現太多換行錯誤的問題，每頁都有大量錯誤。如果一個一個手動把換行錯誤的地方「接回去」，將耗費太多時間，因此我決定放棄這次的轉檔結果，改用其他軟體轉檔。果然，換了一個軟體之後狀況好多了，換行錯誤的問題幾乎都沒有了。
2. 確定文字順序：確定文字順序正確
接著，我會用反白文字的方式，確定文字的順序是正確的。以下圖的例子來說，人類閱讀文字的順序分別是 1→2→3，轉檔後的文字也應該是這個順序。但轉檔後真的是這樣的順序嗎？這時只要慢慢反白文字，就可以知道是否如此。
慢慢反白文字後，會發現文字並非照上面的順序被反白，而是整片從上到下，這就表示文字的順序錯誤了。之所以會造成這種錯誤，主因是這份文件將兩頁的書面文字做在一個 Word 頁面。不過，和上述一樣，我通常會放棄這種轉檔結果，改用其他軟體轉。
我換了一個軟體轉檔，發現這個問題果然也解決了！用了另一個軟體轉檔後，反白的文字可以依照人類閱讀順序呈現了。
3. 圖片是否漂浮：漂浮的圖可能無法跟隨譯文
接著我會檢查圖片是否在文字裡，還是漂浮在文字上。檢查的方式也很簡單，只要點選圖片，圖片上方會出現綠色的圈圈，這就是漂浮的圖片。漂浮圖片是指圖片不是排在文字裡，而是「漂浮」在文字上方。
肉眼上也許看不太出來圖片是漂在上方，但只要按 Enter 換行就可以看出，因為漂浮的圖片不會跟著 Enter 換行移動。這種漂浮圖片的缺點是，當文字長度改變後，圖片不會出現在它應該出現的位置（因為漂浮在上方）。
例如，原文是英文的文章翻成中文後，中文的長度通常會比較短，這時候如果文字後面的圖片沒有「跟上來」，就會變成圖片漂到遙遠的地方，變成「圖文不符」的情況。
將漂浮的圖片改成不再漂浮的圖片也很簡單，只要對這圖片按滑鼠右鍵，會出現可調整格式的設定。
按下去後，在版面配置選項那邊點擊與文字排列。
不過，如果太多圖片都是漂浮圖，我會建議直接換軟體轉檔，因為有些軟體已經能夠很好處理這個問題。
4. 頁首頁尾、浮水印：手動刪除
有些文件，尤其是書籍，都有頁首頁尾。如果是書籍，通常我會把頁首頁尾拿掉，因為編輯並不需要這些東西。目前許多轉檔軟體都無法正確將頁首頁尾還原成原本 Word 的格式，換句話說我們需要手動一一將頁首頁尾刪除。
類似的狀況也出現在浮水印。轉檔後的浮水印不再是原來 Word 格式的浮水印，而是變成一個漂浮的圖檔。遇到這種情況，通常只能手動刪除浮水印。
5. 跨頁腰斬：手動接回
目前我看到的轉檔軟體裡，幾乎都無法處理跨頁腰斬的問題，所以我都會手動將跨頁腰斬的地方手動接回去。
6. 強制換行：取代成一般換行
強制換行（↓）和一般的 Enter 換行不一樣，有時候匯入軟體內可能會造成一些不便，因此我會用 Word 的搜尋取代功能，把強制換行 ^l 取代成一般換行 ^p。
^l（L的小寫）
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以上是我檢查 PDF 轉檔成 Word 後會檢查的要點，整理如下：
- 打開段落標記，確定換行正確（好的軟體可處理）
- 反白文字，確定文字順序正確（好的軟體可處理）
- 確定圖片在文字內，不會漂浮（好的軟體可處理）
- 頁首頁尾與浮水印（手動刪除）
- 跨頁文字腰斬問題（手動接回）
- 強制換行取代問題（手動取代）
手動處理這部分比較麻煩，但清掉會有助於翻譯。
我是 Termsoup 創辦人 Joanne。Termsoup 是給專業譯者使用的軟體，協助譯者翻譯得更有效率。如果你還沒有用過相關軟體，或你用過 Trados、Memoq 等軟體但覺得太複雜，歡迎你試用我開發的軟體。身為譯者和網頁設計師，我最大的心願是讓譯者更輕鬆、愉快完成手上的任務。
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