October 12 2019

譯者常見的十大錯誤(七):記帳與財務分析的重要性

你有記帳習慣嗎?許多國外資深譯者建議,最好在經營翻譯職涯的第一天,就開始使用專戶專門的記帳軟體紀錄自己的收入與支出。


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專戶專用

首先,建議大家將翻譯收入的帳戶和生活用的帳戶分開,甚至可再多辦一個帳戶當作儲蓄。例如,用A帳戶收稿費,並固定在每月的某一天將一部份錢轉帳到儲蓄用的C帳戶(一般建議收入的 10%,行有餘力多存一點更好),再將剩下的錢轉帳到生活用的B帳戶。

這樣的做的好處是專戶專用,讓你清楚掌握收入(A帳戶)與支出(B帳戶)的差距,並逐漸累積未來可用來投資的資金,或在緊急時能夠有應急的備援金(這一點很重要)。

許多人認為投資一定要有很多錢,但其實投資的起點不在於金額多寡,而在於認知到這件事很重要,並願意去學習如何開始。不過,這裡要講的不是投資,所以這部分暫且不談。


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記帳

在記帳方面,我認識的譯者大多使用 Excel,上面記錄的資訊包括客戶名稱、單價、數量、金額、應收帳款日等基本資訊。但用 Excel 的缺點是通常只能紀錄資訊,較難分析資訊。

除了案件的基本資訊之外,我們其實還需要知道:

工時
時薪
外包成本(若有)
淨利
應收帳款周轉天數(稿費入帳速度)
哪一位客戶為你帶來最多(或最少)收入
哪一位客戶為你帶來最多(或最少)淨利
哪一位客戶為你帶來最多(或最少)時薪
你為完成翻譯工作而支出的花費等

譯者為翻譯支出的花費常見的有:電腦、租金(若有)、軟體、會員費(例如翻譯工會年費)、廣告費、進修費(課程)、會議、參展、外包費(例如請另外一位譯者翻譯、網站製作、名片設計等)、書籍、公關(例如請客戶吃飯、寫卡片、送禮等)、差旅費等。

記錄這些收入與支出,並用視覺化圖形呈現報告,可讓我們更瞭解自己的財務狀況,甚至進一步據此決定要不要和哪些客戶合作。

當你發現為你帶來較多收益的客戶有某種特性,你就可以思考很多重要的問題:還有哪些客戶和這些客戶類似?它們屬於哪一個產業?它們在意什麼?我該去哪裡找到它們?

若繼續思考下去,我們可以繼續追問:客戶為何要選擇我的服務,而不是選擇其他譯者的服務?和其他譯者比,我有什麼獨特的地方?我的市場定位是什麼?我的利基是什麼?

換句話說,當你對自己的財務瞭解得更清楚時,看著財務數字的你更容易思考這些問題,久而久之甚至就變成一種習慣了。


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如何選擇記帳軟體

坊間的記帳軟體很多,有些以翻譯為訴求,有些是通用型軟體。找一個你用得上手的非常重要,因為記帳是很常做的事,若使用上覺得有點不便就很可能無法持久。

以我自己來說,翻譯和記帳的平台若不相同,我很容易就懶得記,或只記非記不可的資訊,因為跨平台的複製貼上總讓我很不耐煩(例如把客戶在 Email 說定的單價、字數、期限等資料輸入 Excel),更別說還要產製有意義的財務報告。

為了讓譯者更方便得知自己的財務狀況,兩個月前 Termsoup 不僅推出記帳功能,前天更將最核心的記帳功能與翻譯功能整合得更緊密。現在,譯者可以在上傳文件時就順手填寫財務資訊,之後系統就會自動產製更多數據供譯者參考。

Termsoup 的財務功能目前仍在初步階段,之後我們會推出財務的專屬頁面,列出詳盡的數據和圖表。這樣做有一個很重要的目的,在於譯者將更容易培養出如企業決策者的思維,思考讓自己最寶貴的資產-也就是時間-花在最值得的事情上,並在長期裡提高自己的收入和成就感。


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務實的期待

〈譯者最常見的錯〉系列文章終於來到最後部分了,我想在這裡分享一個很重要的認知。有譯者看過我寫的文章後,會問我:「Joanne,如果我照你的建議的去做,多久會看到成效?」這是個好問題,但也是個很難回答的問題。

首先,我並不知道你說的「去做」是做了什麼,也不知道你投入多少時間做,更不知道你做到什麼程度。你是每天都花 30 分鐘做,還是每兩天花 1 小時做,還是每週花 3 小時做?這些都會影響成效。

但如果你真的很想要一個確切的數字,那麼我會和你說:如果你做得很好,最快半年可以開始看出效果,一年後可以感受到明顯的效益;如果你做得不得法,也許三年後可以看出效益。

其實我說這些數字,都想表達一個重點:不管得法或不得法,改善你的「商業模式」從來都不是一蹴可幾的事情。當你方法用對了,或願意持續自我精進,你的速度自然而然會變快,但再怎麼快也有一個合理的時間,而這個時間通常至少是一年。若要見到持久的成效,通常要三年以上。

我喜歡用減肥來比喻這件事。真正有效不復胖的減肥從來和「快速」沾不上邊,總得持續不輟幾個月、幾年才能達成,就算達成了也不能就大吃大喝。改善職涯也是類似的道理,它是一個不斷優化的過程,你可以說它沒有終點,就像瘦下來之後仍應繼續過著健康的生活。

瞭解商業模式(畫布)給我的好處是,我能用更全面的角度看待我的工作,讓我知道有哪些環節我可以施力,知道我可以如何改善我的職涯。

我現在其實已經沒有時間翻譯了,但經營 Termsoup 也會用到這些知識,需要我不斷自我優化。以這次前往美國參加美國譯者協會年會來說,我就是在商業模式畫布裡的「通路」(Channel)下功夫。其實許多譯者的案源有限,多半也是因為通路不夠廣的關係喔。


我是 Termsoup 創辦人 Joanne。Termsoup 是給專業譯者使用的軟體,協助譯者翻譯得更有效率。如果你還沒有用過相關軟體,或你用過 Trados、Memoq 等軟體但覺得太複雜,歡迎你試用我開發的軟體。身為譯者和網頁設計師,我最大的心願是讓譯者更輕鬆、愉快完成手上的任務。
翻譯 職涯

作者

Joanne Chou

Joanne is an English-Chinese translator, a UI/UX designer, and the co-founder of Termsoup.